Manual do Sistema de Gestão Integrada da Qualidade » Documentos

Documentos

Para entender como o sistema gerencia os documentos, veja a imagem a seguir:

  1. Um documento da qualidade pode ser criado online no sistema ou então importado (doc, ppt, xls, pdf).
  2. Um documento terá definido um prazo para ser reavaliado ou então para passar por revisão.
  3. Um documento terá um responsável pela sua criação (rascunho), um revisor e um aprovador. Os 3 níveis podem ser assumidos pela mesma pessoa.
  4. Um documento será vinculado a um departamento principal como responsável.
  5. Um documento poderá ser visto por um ou vários setores, conforme atribuição dada pelo Gestor da Qualidade.
  6. Um documento poderá estar vinculado a PROCESSOS e ATIVIDADES

Ao acessar o módulo de DOCUMENTOS, você terá 3 áreas:

Clique no sinal de + para criar um DOCUMENTO. Ao criar um DOCUMENTO, ele será visivel obrigatoriamente na área de RASCUNHOS.

Para iniciar o cadastro de um novo documento, siga as etapas descritas na ordem a seguir:

  1. Informe o código do documento. Normalmente os códigos dos documentos da qualidade são criados de forma a facilitar rapidamente sua classificação, por exemplo:
    1. FRM (Formulário) ou TB (Tabela)
    2. área ADM (Administração)
    3. 01 (numero do documento seguindo a ordem da área)
    4. Portanto o documento ficaria FRM ADM 01
  2. Nome do documento
  3. Resumo: Neste campo você poderá descrever brevemente o conteúdo do documento ou então cadastrar palavras-chave. Isto facilita a busca pelo sistema.
  4. Tipo do documento: Os tipos você deverá ter cadastrado antes de iniciar o cadastro dos documentos. CADASTROS e SETUP / TIPOS DE DOCUMENTOS.
  5. Área: Área, Setor ou Departamento responsável pelo documento
  6. Ordem: Caso você tenha vários documentos dentro de uma mesma área, você poderá organizá-los com uma numeração sequencial, por exemplo 1, 2, 3… x. Clique no ícone ao lado e o sistema preenchará automático o campo sugerindo uma ordem conforme os outros documentos existentes na mesma área.
  7. Caso seu arquivo já exista em formato DOC, PPT, XLS ou outro formato, localize-o nesta opção para ser anexado ao sistema.
  8. Informe o número da revisão. Se for a primeira versão, sugerimos 0 (zero).
  9. Informe uma data inicial para que o sistema controle o envio de alerta para revisão.
  10. Selecione o período em que você deseja receber o alerta.
  11. É a data prevista para o sistema enviar o alerta para revisão do documento.
  12. Informe quem é o responsável pela criação do documento.
  13. Informe quem é o revisor do documento (pode ser o mesmo responsável).
  14. Informe quem é o aprovador do documento (pode ser o mesmo responsável).

Clique em confirmar para efetivar o cadastro do DOCUMENTO.

Após cadastrar os dados básicos do documento, você poderá iniciar a composição do seu conteúdo (caso você não tenha feito UPLOAD do documento).

Clique na aba DIGITAÇÃO. Neste campo você terá uma barra de formatação semelhante ao WORD e poderá produzir o conteúdo do seu documento, com textos, imagens e tabelas.

Clique no ícone para gravar. O ícone só será utilizado quando você for enviar este documento para REVISÃO.

O item CAMPOS PERSONALIZADOS (Módulo Avançado da Qualidade : Controles da Qualidade (M-CDQ)) poderá ser utilizado para criar REGISTROS que serão preenchidos pelo usuário, transformando o DOCUMENTO em um REGISTRO.

 

Para finalizar, você poderá definir quais os setores que poderão visualizar o documento.

Para AUTORIZAR: Selecione os setores na lista da esquerda (Órgãos Disponíveis) e envie clicando na seta para a direita.

Para DESAUTORIZAR: Selecione os setores na lista da direita (Órgãos Permitidos) e envie clicando na seta para a esquerda.

 

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